Herausforderung
Für Unternehmen, die auf mehreren internationalen Märkten tätig sind, stellt die Einhaltung der komplexen Vorschriften zur Produktkennzeichnung und regulatorischen Anforderungen eine erhebliche Herausforderung dar. Jedes Land kann eigene Vorgaben hinsichtlich des Inhalts, der Sprache, des Formats und sogar der Schriftgrösse von Produktetiketten festlegen. So schreibt die Europäische Union beispielsweise für bestimmte verpflichtende Lebensmittelangaben eine Mindestschriftgrösse von 1,2 mm vor, während die US-amerikanische Food and Drug Administration (FDA) unterschiedliche Anforderungen an verschiedene Kennzeichnungselemente stellt. Diese Unterschiede erfordern sorgfältige Anpassungen der Verpackungen für jeden einzelnen Markt, was sowohl zeitaufwendig als auch kostenintensiv ist.
Über die formalen Anforderungen hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Produktetiketten stets den aktuellen regulatorischen Vorgaben entsprechen, die sich häufig ändern können. Verstösse können Produktrückrufe, rechtliche Sanktionen, Einschränkungen beim Marktzugang und Reputationsschäden zur Folge haben.
Die grosse Anzahl an Produkten, Inhaltsstoffen und zugehörigen Dokumentationen innerhalb eines globalen Produktportfolios erhöht diese Komplexität zusätzlich. Dadurch wird es zunehmend unpraktikabel, sämtliche Informationen manuell zu überwachen, zu vergleichen und zu aktualisieren.
Obwohl diese Herausforderung insbesondere für die Lebensmittelindustrie relevant ist, betrifft sie auch zahlreiche andere stark regulierte Branchen. Unternehmen aus den Bereichen Chemie, Farben und Lacke, Pharmazie, Kosmetik, Landwirtschaft sowie weiteren Bereichen der verarbeitenden Industrie müssen ebenfalls komplexe Anforderungen an Inhaltsstoffe, Rezepturen, Sicherheitsinformationen, Handhabungshinweise, Produktaussagen, Verpackungen und Kennzeichnungen erfüllen.
Lösung
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, haben wir künstliche Intelligenz (KI), intelligente Automatisierung und die Integration von Unternehmensdaten kombiniert. Daraus entstand eine vernetzte Lösung, die die Einhaltung regulatorischer Anforderungen unterstützt, den Zugang zu wichtigen Informationen verbessert und regulatorische Prozesse sowie die Produktkennzeichnung effizienter gestaltet.
- Tool zum Vergleich regulatorischer Vorschriften: Mit diesem Tool können Benutzer regulatorische Dokumente aus verschiedenen Ländern hochladen und miteinander vergleichen, auch wenn diese in unterschiedlichen Sprachen verfasst sind. Eine integrierte Übersetzungsfunktion vereinheitlicht die Inhalte auf Englisch. Dies erleichtert länderübergreifende Vergleiche und trägt dazu bei, dass wichtige regulatorische Besonderheiten berücksichtigt werden.
- System zur Auswirkungsanalyse: Aufbauend auf dem Vergleichstool ordnet dieses System regulatorische Änderungen direkt den betroffenen Produkten, Inhaltsstoffen und Materialien innerhalb der Unternehmensdatenbank zu. Dadurch können Teams potenzielle Compliance-Risiken frühzeitig erkennen und feststellen, welche Produktrezepturen, Etiketten oder Prozesse möglicherweise angepasst werden müssen.
- SharePoint-Frage-Antwort-Schnittstelle: Durch die Integration einer natürlichsprachlichen Benutzeroberfläche in SharePoint können Benutzer Produktdaten in alltäglicher Sprache abfragen. Dies vereinfacht die Informationssuche und ermöglicht Teams einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen zu Produkten, Inhaltsstoffen, Materialien, Lieferanten und Preisen, ohne dass spezielle Kenntnisse über Datenbankstrukturen erforderlich sind.
- OCR-basiertes Tool zur Etikettenprüfung: Dieses Tool extrahiert Texte aus Bildern von Produktetiketten und gleicht sie mit freigegebenen oder erwarteten Angaben ab. Es unterstützt dabei, Abweichungen, fehlende Informationen und Kennzeichnungsfehler zu identifizieren. Dadurch entsteht eine zusätzliche Kontrollinstanz, um sicherzustellen, dass die endgültige Verpackung vor der Markteinführung den relevanten regulatorischen und unternehmensinternen Anforderungen entspricht.
Ergebnisse
Die Implementierung dieser Tools verbessert die Fähigkeit eines Unternehmens erheblich, unterschiedliche internationale Kennzeichnungs- und Regulierungsvorschriften zu verwalten und einzuhalten.
Durch die Automatisierung komplexer Prozesse und die Bereitstellung intuitiver Benutzeroberflächen reduziert die Lösung den Zeit- und Ressourcenaufwand für Compliance-bezogene Aufgaben. Teams können schneller auf regulatorische Änderungen reagieren, korrekte und vorschriftskonforme Produktkennzeichnungen in verschiedenen Märkten sicherstellen und das Risiko kostspieliger Fehler, Sanktionen oder Produktrückrufe minimieren.
Darüber hinaus stärkt die Lösung die Zusammenarbeit zwischen den Bereichen Regulatory Affairs, Produktmanagement, Qualitätsmanagement, Recht, Einkauf und Supply Chain Management. Wichtige Informationen lassen sich einfacher finden, vergleichen und für fundierte Entscheidungen nutzen.
Obwohl die Lösung ursprünglich für die Lebensmittelkennzeichnung und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen entwickelt wurde, kann sie an zahlreiche weitere Branchen angepasst werden, in denen die Zusammensetzung, Sicherheit, Verpackung und Kennzeichnung von Produkten strengen Vorschriften unterliegen. Dazu gehören unter anderem die Chemieindustrie, Farben und Lacke, Pharmazie, Kosmetik, Landwirtschaft und industrielle Fertigung.
Letztlich bietet die Lösung Unternehmen einen intelligenteren und skalierbaren Ansatz für das regulatorische Compliance-Management. Sie unterstützt eine verbesserte Unternehmensführung (Governance), eine höhere betriebliche Effizienz sowie die zuverlässige Bereitstellung sicherer und qualitativ hochwertiger Produkte auf internationalen Märkten.